La plupart des formules de contrat de l’Association canadienne de la construction (ACC) et du Comité canadien des documents de construction (CCDC) ainsi que d’autres formules de contrats publics exigent que les entrepreneurs fassent des demandes mensuelles de paiement. Cette exigence repose sur une liste des valeurs, une ventilation à des fins de paiement ou pour le volume de travail accompli pour les contrats à prix unitaire. La ventilation fait habituellement l’objet d’une entente avant l’envoi de la première facture.
L’entrepreneur soumet sa demande au certificateur de paiement (habituellement l’architecte ou l’ingénieur désigné) à la fin du mois conformément au contrat principal. Si l’entrepreneur est un sous-traitant, il est habituellement tenu de soumettre une demande de paiement au 25e jour de chaque mois. Cette disposition permet à l’entrepreneur principal d’ajouter ce paiement à la facturation à la fin du mois.
Au cours des 12 derniers mois, certains entrepreneurs n’ont pas réussi à soumettre leurs demandes de paiement en raison d’événements imprévus, notamment les suivants :
Le paiement du mois précédent n’a pas été certifié;
Le processus de paiement a été retardé ou le paiement n’a tout simplement pas été fait;
Un privilège est né, ce qui a entraîné des ordres de modification supplémentaires qui ont à leur tour occasionné des délais ou un écart dans les montants prévus ou généré des progrès limités dans les travaux à accomplir ou encore des lacunes dans le travail.
Cela dit, aucun des imprévus mentionnés plus haut ne devrait empêcher un entrepreneur de soumettre une demande de paiement mensuel en vertu du processus de certification.
Contenu de la facturation
Votre facturation devrait préciser clairement la période visée (ex. : 1er juin au 30 juin 2019), la date où la facture a été préparée et les références de contrats pertinentes, ce qui comprend le nom du maître d’ouvrage. En outre, n’oubliez pas d’inclure dans la facturation le prix révisé du contrat actuel, soit le total du prix original du contrat, mais en indiquant séparément les réserves pour imprévus ou les indemnités en espèces ainsi que tous les ordres de modification approuvés (pas seulement les coûts dûment engagés).
Votre facturation devrait normalement comporter des colonnes pour les fins suivantes :
A) Le montant contractuel total pour chaque poste inscrit;
B) Le total cumulé en dollars pour chaque poste inscrit, de même qu’une colonne réservée pour les quantités selon le prix unitaire ou le pourcentage intégral afin de montrer l’évolution des travaux;
C) Le total cumulé du mois précédent (en dollars et en quantités, le cas échéant);
D) D = B – C : la différence montrant l’évolution des travaux au cours du mois de référence.
Les totaux pour chaque colonne sont reportés sur une page sommaire de compte et les retenues prélevées sont également inscrites. Si les retenues sont débloquées, ajoutez alors une colonne distincte. Il va de soi que le taux de la taxe applicable doit aussi être divulgué dans une colonne à part et que le montant total du chèque attendu de la part du maître d’ouvrage doit apparaître. Si vous constatez un retard de plus d’un mois sur les sommes dues, préparez un relevé de compte indiquant tous les montants impayés à la fin du mois.
Le temps, c’est de l’argent
Le certificateur de paiement est tenu de certifier le travail accompli dans les 10 jours suivant la demande de paiement. Si l’entrepreneur ne formule pas une telle demande, le certificateur de paiement n’est pas tenu de faire quoi que ce soit.
Hypothétiquement, si un maître d’ouvrage omet d’’effectuer un paiement après réception d’un certificat de paiement émis par un certificateur autorisé en raison d’un privilège de construction, cela ne doit pas empêcher pour autant un entrepreneur de facturer le maître d’ouvrage pour le mois subséquent et un certificateur de préparer un autre certificat à cette fin. Il peut arriver que plus d’un certificat de paiement ne soit pas honoré. De plus, la plupart des contrats exigent que le certificateur de paiement réponde par écrit à une demande de paiement. Dans le cas contraire et si cela est possible, veuillez vérifier les dispositions de votre contrat qui ont trait à l’exigence de notifier le maître d’ouvrage en cas de non-certification. Si nécessaire, discutez de cette question promptement avec votre avocat de droit de la construction, car vous avez des privilèges de construction qui doivent être rapidement exercés. En revanche, si vous êtes un sous-traitant, vous serez peut-être en mesure d’afficher un cautionnement pour le paiement de la main-d’œuvre et des matériaux qui comporte également un calendrier pour faire une réclamation.
Il est toujours important de préparer une facturation mensuelle, car elle constitue un dossier chronologique de l’avancement des travaux accomplis par l’entrepreneur et du moment où des ordres de modification ont été ajoutés afin d’étendre la portée des travaux même si ceux-ci ne seront peut-être jamais effectués. Si un entrepreneur ne prépare pas de facturation, il ne sera pas informé de certaines problématiques de paiement avec le maître d’ouvrage. Il va sans dire que si l’entrepreneur n’est pas payé rapidement par le maître d’ouvrage, il devra envisager de notifier le maître d’ouvrage pour ce défaut de paiement (on doit noter que le maître d’ouvrage est généralement tenu de payer l’entrepreneur dans les sept à 10 jours suivant l’émission du certificat de paiement, selon ce qui est stipulé dans la plupart des contrats). De plus, l’entrepreneur devra signifier au maître d’ouvrage que les intérêts courront sur le montant dû. Gardez à l’esprit que l’entrepreneur ne sera probablement pas intéressé à travailler plus d’un mois sans être payé et qu’il sera réfractaire à financer les travaux lui-même, car cela pourrait le mettre dans une situation inconfortable où ses propres paiements seraient retardés, ce qui aurait assurément un impact sur son dossier bancaire, sur ses cautionnements de construction, de même que ses relations avec les sous-traitants et d’autres parties intéressées.
Si le processus de certification est différé par d’autres parties et qu’on suggère à l’entrepreneur de facturer simultanément pour deux mois, les progrès réalisés dans les travaux au cours du premier mois auront été vains. Il est important de souligner que les documents contractuels exigent habituellement que le paiement pour ce mois soit acquitté plus tôt.
En Ontario, cette question est devenue encore plus cruciale en raison des modifications récentes apportées à la Loi sur la construction (désignée auparavant par la Loi sur le privilège dans l’industrie de la construction) qui comprennent une formule spécifique de paiement contenant des nouvelles dispositions en matière de paiement rapide et d’arbitrage susceptibles de mener à des différends ou des litiges relatifs aux paiements. Les paiements représentent l’une des questions les plus cruciales dans le cadre d’un projet de construction. Cela exige que l’entrepreneur ou le sous-traitant apportent un soin particulier à la préparation rapide de leur facturation de manière à éviter tout problème relatif à leur trésorerie et toute forme de perturbation à toutes les phases de la chaîne contractuelle.
